Готовы без лишних затрат привлечь новых клиентов и партнёров?

Наш практико-ориентированный мини-курс научит вас создавать результативные холодные email-рассылки, которые действительно приносят продажи.

Мы разберём всё — от настройки почтовой инфраструктуры и написания цепочек писем до анализа результатов и грамотного масштабирования. Получите чёткий набор инструментов и идей, чтобы уже завтра начать расширять свою клиентскую базу!

Содержание

1. Введение: что такое холодные письма и чем они полезны.
2. Техническая инфраструктура: выбор доменов, настройка SPF/DKIM/DMARC, прогрев ящиков.
3. Сбор базы и валидация: определение целевой аудитории, методы поиска лидов, проверка контактов.
4. Написание цепочек писем: структура, персонализация, интервалы, примеры.
5. Работа с ответами: обработка возражений, сценарии позитивного/отрицательного ответа.
6. Аналитика и масштабирование: метрики (Open/Reply Rate, Bounce Rate), корректировка текстов, увеличение объёмов рассылки, учёт спам-лимитов.
7. Заключение: итоговые рекомендации и следующие шаги для долгосрочного успеха.

1. Определение и суть Email-аутрича
Email-аутрич (Outreach) — это практика установления первого контакта с потенциальными клиентами, с которыми у вас ещё нет никакой коммуникации. Проще говоря, это «холодная» рассылка писем, нацеленная на получение ответа, интереса или начала диалога.

Ключевые особенности:

1. Прямое взаимодействие с нужным человеком: вы пишете ЛПРам — лично тем, кто принимает решения (CEO, маркетолог, HR, руководитель отдела продаж и т.п.).
2. Низкий порог входа: не нужно дорого платить за клики (в отличие от контекстной рекламы) или показы (как в соцсетях).
3. Возможность быстрой персонализации: вы можете упомянуть название компании, актуальные события или проекты, чтобы письмо не выглядело спамом (в какой последовательности, расскажем позже)

2. Почему холодные письма до сих пор работают

1. Контакт «один на один». Исследования HubSpot показывают, что персонализированные письма открывают и читают чаще (к примеру, в их блоге есть статья о том, как «human-to-human» взаимодействие повышает конверсию).
2. Масштабируемость. При грамотно настроенной инфраструктуре (несколько почтовых аккаунтов, инструменты автоматизации) вы сможете увеличить объём писем с 50–100 в день до нескольких сотен без серьёзного удорожания, сохраняя качество.
3. Доступ к лицам, принимающим решения. По статистике Sales Hacker, персональный email остаётся самым надёжным способом привлечь внимание ЛПР, ведь в мессенджерах и соцсетях информация часто теряется в ленте, а email почти всегда проверяется (хотя бы периодически).

3. Основные выгоды и задачи аутрича

• Привлечение новых клиентов: самый очевидный сценарий, когда вы выходите на компанию или человека, которому потенциально полезно ваше решение.
• Поиск партнёров и коллабораций: холодные письма отлично работают для B2B-коллабораций, совместных вебинаров, партнёрских программ.
• Ускорение цикла продаж: иногда email-аутрич используют, чтобы «дожать» потенциального клиента, который зашёл на ваш сайт, но не оставил заявку (при наличии корректных контактов).

4. Риски и «подводные камни»
1. Спам-фильтры:

• Если отправлять слишком много писем с одного аккаунта или игнорировать прогрев, велика вероятность попасть в спам.
• В разных почтовых системах (Gmail, Outlook, Yahoo) действуют собственные алгоритмы. Инструменты типа Mailshake, Reply.io или встроенный трекинг в Close.com помогают контролировать доставляемость.

2. Законы и этика:

• В ряде стран и регионов действуют различные правила (GDPR в ЕС, CAN-SPAM в США, ФЗ о Рекламе в РФ).
• Если ваша рассылка массовая и нерелевантная, можно нанести вред бренду или репутации.

подробнее о законности email-outreach можете прочитать в посте

3. Неподготовленная база:

• Даже чистая база может содержать нерабочие адреса.
• Если собирать «сырые» контакты без валидации, получится высокий Bounce Rate (процент недоставленных писем). Это ведёт к блокировкам и снижению репутации домена.

Чтобы этого избежать, мы долгое время пользовались валидатором LetsExtract, пока не разработали собственный инструмент в Polza Agency, который:

• проверяет e-mail на нескольких уровнях (синтаксис, MX-записи, актуальность ящика);
• исключает «одноразовые» и корпоративные адреса с высоким риском отказа;
• снижает bounce до минимальных значений.

Сейчас этот валидатор работает в черновой версии для наших сотрудников — и уже показывает крутые результаты. Мы дорабатываем его, и скоро сможем поделиться инструментом с коллегами и рынком.
Именно поэтому наши базы не только большие, но и рабочие.

5. Ключевые термины и метрики
1. Open Rate (OR)

• Процент получателей, открывших письмо.
• Если письма почти не открывают (ниже 20–25%), возможно, стоит поменять тему или решить технические проблемы (доставляемость, репутация).

2. Reply Rate (RR)

• Процент ответов (и положительных, и отрицательных).
• Успешные кампании имеют 5–10% и более. Если 1% или 2% — нужно искать причину (неверная аудитория, слабый оффер или шаблон).

у нас в Polza Agency средний Open Rate по проектам 30 - 40%

Такого уровня мы добиваемся за счёт нашего опыта (3 года в email-аутрич +300 кейсов) +в результате решения огромного количества кейсов поняли, что ключ к высокой открываемости — правильная тема письма. Обычно письма открываются лучше, если они:

• Персонализированы: упоминается компания получателя («Кому обратиться в {{CompanyName}}», «Ищу контакт в {{CompanyName}}» и т.д.).
• Деловые и конкретные: темы, связанные с рабочими задачами и приоритетами ЛПР, как правило, открываются выше среднего.
• Иногда креативные/необычные: нестандартные или «игровые» темы тоже могут хорошо сработать, но это зависит от ниши и аудитории.

Для каждого проекта мы проводим тестовую неделю, чтобы определить оптимальную открываемость. Уже через 7 дней понятно, какие темы работают, а какие требуют корректировки.

3. Bounce Rate (BR)

• Процент писем, не доставленных из-за ошибок в адресах или блокировок.
• При превышении 5% стоит всерьёз заняться чисткой базы и проверкой доменов.

4. Цепочка писем (Sequence)

• Набор из нескольких писем, отправляемых с интервалами (например, День 1, День 3, День 7).
• Повышает шанс ответа, так как первое письмо может быть не прочитано или забыто.

5. Прогрев (Warm-Up)

• Процесс «накрутки» естественной активности для нового домена или почты: отправка нескольких писем «между собой», получение ответов и т.д.
• Этот шаг часто упоминают Reply.io и Mailwarm, чтобы избежать резкого попадания в спам.

6. Место Email-аутрича в общей системе маркетинга

• Интеграция с CRM: когда вы получаете ответы на письма, их удобно сразу фиксировать в CRM-системе (например, HubSpot CRM, Pipedrive, Salesforce). Так ни один лид не пропадёт, а цикл сделки будет прозрачен.

Фиксация статуса лида — критически важный элемент в аутриче. Именно хаос в этом процессе и несвоевременное внесение данных становятся главной причиной потери значительной части потенциальных клиентов.

• Комбинация с другими каналами: часто холодный email подкрепляют звонками, LinkedIn InMail или ретаргетингом (по списку email-адресов).
• Формирование узнаваемости: даже если человек пока не отвечает, он видел ваше письмо и может вспомнить о вас, когда наступит нужный момент.

7. Практическое задание
1. Определите цели: зачем вам аутрич? Найти новых клиентов, партнёров или «разогреть» аудиторию до запуска продукта?

2. Сделайте мини-аудит существующих каналов. Чем холодные письма могут дополнить вашу текущую стратегию (SEO, контекст, SMM)?

3. Сформулируйте список вопросов к следующему уроку:

• Сколько доменов мне понадобится?
• Какие сервисы для отправки писем выбрать?
• Какую базу «протестировать» первой?

Итог

• Email-аутрич — мощный канал для B2B-продаж, партнёрств, поиска клиентов, который активно используют как стартапы, так и крупные корпорации.
• Важно понимать основные метрики (Open Rate, Reply Rate, Bounce Rate) и не забывать о рисках (спам-фильтры, законодательные ограничения).
• В следующих уроках мы погрузимся в технические детали: как настроить домены, почтовые аккаунты, как провести прогрев, чтобы рассылка не улетала в папку «Спам».

Дополнительные ссылки и источники

• HubSpot Blog: The Complete Guide to Cold Emailing
• Sales Hacker: Cold Email Templates & Best Practices
• Close.com (Steli Efti): Ultimate Guide to Cold Email
• Mailshake: Email Outreach Playbook
• Reply.io: Email Deliverability & Warm Up Guides

(Все ссылки приведены только в качестве примеров для самостоятельного изучения.)

1. Зачем уделять внимание технической стороне
Всё ещё существует стереотип, что можно просто взять «рабочую» почту (например, info@вашдомен.ру) и массово запустить через неё письма. На практике это заканчивается попаданием в спам и блокировками. Поэтому вам необходимо:

1. Разделить основную рабочую почту и ящики для холодной рассылки.
2. Правильно настроить DNS-записи (SPF, DKIM, DMARC).
3. Пройти период «прогрева» (warmup), чтобы ваш домен и почта «заслужили» репутацию у почтовых провайдеров.

Именно эти шаги позволяют вам достичь более высокого уровня доставляемости (delivery rate), не жертвуя репутацией основного корпоративного домена.

2. Выбор и покупка доменов
2.1. Зачем нужны дополнительные домены

• Безопасность основного бренда: если новый домен попадёт в чёрные списки, это не отразится на вашем основном сайте или официальном email.
• Масштабируемость: при необходимости вы можете купить несколько «запасных» доменов и равномерно распределять нагрузку по отправке писем.

2.2. Где покупать

• Международные регистраты (Namecheap, GoDaddy, Google Domains и т.д.).
• Российские регистраты (Reg.ru, Ru-Center и др.).
• Проверяйте заранее условия, стоимость продления домена и наличие нужного вам доменного имени.

2.3. Сколько доменов нужно

• До 100 писем в день — обычно достаточно 1–2 доменов с 2–3 почтовыми ящиками.
• 300+ писем в день — лучше взять 3–5 доменов (и более), чтобы избежать массовых блокировок и сохранить «здоровую» репутацию каждого домена.

3. Настройка почтовых ящиков
3.1. Провайдеры корпоративной почты

• G Suite (Google Workspace): высокая репутация, но оплачивается помесячно (персональный/бизнес-тариф).
• Microsoft 365 (Outlook): популярный вариант, особенно в корпоративной среде.
• Zoho Mail: недорогая альтернатива, есть тарифы с бесплатными лимитами.
• Другие решения: ProtonMail (для любителей повышенной приватности), Yandex 360 (для русскоязычного рынка), Private Email от Namecheap и т.д.

3.2. Настройка SPF, DKIM, DMARC

• SPF (Sender Policy Framework): указывает, с каких IP-адресов разрешено отправлять письма от имени вашего домена.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): «подписывает» ваше письмо криптографической подписью, подтверждая, что отправитель не подделан.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): задаёт правила, как поступать с письмами, не прошедшими SPF/DKIM.

Совет: Для быстрой проверки корректности настроек можно воспользоваться сервисами типа MXToolbox или встроенными инструментами провайдеров (например, Google Admin Toolbox).

4. Прогрев (warmup) почтовых адресов
4.1. Зачем нужен прогрев
Когда вы создаёте новый почтовый ящик и начинаете мгновенно рассылать 100+ писем в день, почтовые фильтры оценивают это как аномалию. Прогрев позволяет:

• Имитировать органическую активность: исходящие и входящие письма, ответы, «удаление спама» и т.д.
• Повысить репутацию домена: постепенно увеличивая объём исходящих писем.

4.2. Как это делается

• Ручной способ: добавляйте почту в переписки с коллегами, отвечайте на реальные письма, подписывайтесь на рассылки, ведите деловую переписку.
• Автоматические сервисы: это самый эффективный и надежный вариант для бизнеса. Специальные платформы, такие как Instantly, полностью автоматизируют процесс, они создают «сеть» почтовых адресов, которые автоматически обмениваются письмами, отмечают их «не спамом», отвечают друг другу и т.д.

4.3. Оптимальные сроки

• Минимум 2 недели для нового домена, если вы не хотите рисковать резким стартом.
• В некоторых случаях (особенно при больших объёмах писем) рекомендуется прогрев до 1 месяца.

5. Лимиты и безопасная скорость отправки
5.1. Примерная схема «разгона»

• 1-я неделя: ~10 писем/день с одного ящика (без учёта писем внутри «warmup-сети»).
• 2-я неделя: 20–30 писем/день.
• 3-я неделя: 40–50 писем/день.
• Далее: увеличивать объём можно на 10–15 писем каждые 2–3 дня, следя за доставляемостью (OR, Bounce Rate).

5.2. Контроль за репутацией

• Отслеживайте, нет ли резкого падения Open Rate. Если Open Rate падает, есть риск попадания в спам-папку.
• Не превышайте лимиты почтового провайдера (например, в Gmail — около 2–2,5 тыс. писем/сутки на аккаунт, но лучше держаться далеко ниже этого максимума).

6. Подсказки и лайфхаки

1. Не используйте один почтовый адрес для рассылок и личной переписки — иначе спам-репутация отразится на всей вашей деловой коммуникации.
2. Разделяйте географии: если вы пишете в разные страны, иногда имеет смысл использовать разные домены (или поддомены), чтобы адаптироваться к локальным провайдерам и нормам.
3. Регулярно проверяйте домены через сервисы вроде MXToolbox или Blacklist Check, чтобы убедиться, что вы не попали в чёрные списки.

7. Задания для самостоятельной работы

1. Приобретите дополнительный домен (или подумайте, есть ли у вас запасные) и настройте на нём корпоративную почту через выбранного провайдера (Google Workspace/Zoho/Outlook и т.д.).
2. Настройте SPF, DKIM и DMARC. Убедитесь, что при проверке выдаётся статус «pass» или «ок» по всем трём записям.
3. Начните прогрев: подключите почту к одному из сервисов автоматического warmup или договоритесь с коллегами/партнёрами обмениваться письмами вручную 2–3 недели.

Итоги

• Правильная техническая база — фундамент успешных холодных рассылок: она обеспечивает высокую доставляемость и хорошую репутацию домена.
• Прогрев и разумный «разгон» по числу писем помогут избежать внезапной блокировки или попадания в спам.
• Разделение доменов и грамотная настройка (SPF, DKIM, DMARC) позволяют не рисковать основным сайтом и корпоративной почтой.

1. Почему так важны правильная база и её проверка

1. Основной фундамент аутрича
Если вы пишете не тем людям (не тем должностям, не тем компаниям), то никакие цепочки и тексты не помогут — конверсия будет низкой.

2. Минимизация «баунсов» и негатива
«Битые» адреса приводят к высоким показателям недоставленных писем (bounce rate). Неактуальные телефоны означают кучу пустых звонков. Актуальные и проверенные контакты экономят ваше время и деньги.

3. Персонализация
Когда вы имеете точные сведения о компании и должности ЛПРа, вы можете построить более релевантное предложение. Это сразу повышает шансы на ответ.

2. Классические проблемы при ручном сборе базы
1. Массовый поиск на сайтах

• Погружаться в Google, выискивать info@-почту, звонить по общим номерам и просить «соединить с тем, чьё имя не знаю».
• Результат — много потраченного времени, низкая конверсия.

2. Старые контакты из открытых списков

• Даже если вы нашли некий «список» или «базу» в интернете, она может быть устаревшей. Люди меняют компании и должности, телефоны блокируются, почты уходят в неиспользование.

3. Невозможность массовой валидации

• Проверка 500+ email-адресов вручную (отправка тестовых писем, отслеживание bounce) занимает массу времени, а звонки по «глухим» номерам часто оказываются бесполезными.

С валидатором Polza Agency мы экономим часы работы:

• Нет ограничений на лицензии — в отличие от Letsextract, где у нас было всего две лицензии на всю команду, наш валидатор позволяет сразу проверять все почты без ожидания.

• Быстрая валидация — почты проверяются с одного проекта, и можно сразу переходить к новому, не простаивая.

• Масштабируемо и удобно — проверяйте сотни и тысячи адресов за пару минут, вместо нескольких дней ручной работы.

Результат: команда быстрее получает чистые контакты, сокращает количество «мертвых» писем и звонков и может сразу запускать новые проекты.

3. Как DealRocket решает эти задачи
1. Автоматический поиск компаний

• Указываете критерии (индустрия, кол-во сотрудников, ключевые слова, город и т. д.).
• Сервис подбирает компанию из актуальной базы, проверяет наличие контактных данных.

2. Сбор контактов ЛПР

• DealRocket не просто даёт общий номер или info@, а ищет прямые контакты (email, телефон) нужных должностей: директора по маркетингу, HR, CEO, менеджеры отдела продаж и т. п.
• Сразу убирает большинство «мусорных» и «битых» адресов.

3. Валидация встроенными механизмами

• Каждый контакт проходит автоматическую проверку. Ненастоящие ящики (hard bounce) отсекаются.
• Телефоны, которые в списке «неактуальных» или заблокированы, сервис старается исключать.

4. Обновление данных каждые 3 месяца

• Компания и её сотрудники могут меняться; сервис регулярно обновляет базу и удаляет устаревшие записи.
• Это значит, что у вас снижается риск писать или звонить «в никуда».

4. Шаги по работе с DealRocket
1. Определение ICP (идеального клиента)

• Сформулируйте чётко: какой рынок вам нужен (регион, отрасль), размер компании, должности ЛПР и т. д.
• Задайте фильтры: «100–500 сотрудников», «индустрия: IT / образование / ритейл», «HR / CEO / маркетинг-директор».

2. Запуск поиска

• DealRocket находит соответствующие компании и сотрудников, выгружает контакты (email, номера, иногда соцсети).
• Обратите внимание: фильтры можно комбинировать (например, ключевые слова + должность).

3. Первичная проверка и экспорт

• Посмотрите «черновую» выборку, исключите неподходящие.
• Сохраните (CSV, Excel) для дальнейшей загрузки в вашу CRM или сервис рассылок.

4. Финальная валидация / уточнение (опционально)

• Если вы делаете массовую email-кампанию, можно прогнать список через дополнительный валидатор почты (ZeroBounce, Bouncer), чтобы исключить единичные неточности.
• Убедитесь, что структуру файла легко импортировать в ваш аутрич-сервис или CRM (колонки: «Имя», «Фамилия», «Должность», «Email», «Телефон», «Компания»).

5. Сегментация и подготовка к рассылкам
1. Разделение по должностям

• Если в базе люди разных департаментов (HR, маркетинг, финансы), лучше разделить их, чтобы писать им по разным сценариям (в зависимости от «боли»).

2. Географическая сегментация

• Если предложения/цены зависят от региона (Москва, Петербург, разные часовые пояса и т. д.), тоже полезно разделить базу.

3. Настройка шаблонов писем

• Использование шаблонов - это не про бездумную рассылку, а про масштабирование экспертного подхода.

Ключ к успеху - глубокая персонализация, которая начинается с технической настройки вашего инструментария.

Убедитесь, что ваша CRM-система или ваши спецы, которые будут заниматься аутричом корректно подставляют переменные. Это фундамент:
• {{companyName}} - название компании лида.
• Заголовок - должность получателя.
• {{firstName}} - имя.

• От базовой персонализации - к экспертной:

Простая подстановки имени - уже не работает. Наш опыт показывает: отклик взлетает, когда персонализация переходит на уровень проблемы бизнеса.

Мы работаем по принципу «Правильного Первого Впечатления»:

1. Исследование ЦА: Перед запуском кампании мы анализируем не просто список компании, а их бизнес-модель, болевые точки в их нише и текущие вызовы. Что тревожит ЛПР сейчас? С какими КРІ он работает?
2. Персонализация на основе гипотез: В письме мы используем не только {{companyName}}, но и упоминаем конкретный вызов, с которым, как мы предполагаем, сталкивается их компания. 
3. Цель — не продать, а начать диалог:
Наша задача — показать, что мы понимаем его боль и можем ее закрыть.
Это создает доверие и принципиально меняет тон ответа с защитного на заинтересованный.

Результат:
Именно за счет такого персонализированного подхода, основанного на глубоком анализе, а не на шаблонных фразах, мы добиваемся высоких показателей отклика и остаемся Nº1 аутрич-агентством в России.

Мы не просто рассылаем письма — мы выстраиваем коммуникацию, которая конвертируется в сделки.

6. Пример сценария использования DealRocket
1. Выбираем критерии

• Например:

«Я хочу найти учебные центры (индустрия: Education, кол-во сотрудников: от 10 до 100), мне нужны HR/директора».

2. DealRocket формирует список

• Допустим, сервис выдаёт 500 потенциальных контактов (со свежими телефонами и почтами).

3. Очищаем / проверяем

• Просматриваем, всё ли соответствует запросу (иногда можно вручную исключить неподходящие варианты), экспортируем ~480 контактов.

4. Загружаем в CRM / сервис рассылки

• Выставляем последовательность писем, учитывая ротацию текста: «Первое письмо через 1 день, второе — follow-up через 3 дня» и т. д.

5. Запускаем аутрич

• Мониторим, сколько открытий, ответов, каких именно. Работаем с обратной связью.

7. Рекомендации и лайфхаки
1. Ставьте чёткие фильтры

• Чем подробнее вы укажете индустрию, ключевые слова (например, «онлайн-школа», «доп. образование» и т. д.), тем выше релевантность базы.
• Если у вас слишком широкий фильтр, можно получить кучу не совсем подходящих компаний.

2. Следите за обновлениями

• Если вы брали базу месяц назад, а новая кампания у вас через полгода — повторите поиск. За это время часть данных может устареть. DealRocket регулярно обновляет информацию.

3. Комбинируйте каналы

• Имея контакты, вы можете не только отправлять email, но и искать людей в соцсетях (LinkedIn, VK), писать напрямую в мессенджеры (Telegram, WhatsApp) или готовить холодные звонки.

4. Проверяйте «триггеры»

• Иногда можно настроить сбор не просто по индустрии, а по ключевым событиям (например, «часто нанимают новых сотрудников» — значит, компания растёт, может быть интересен ваш продукт). DealRocket с такими заданиями помогает, если уточнить детали у команды аналитиков (в зависимости от тарифа).

8. Практическое задание
1. Определите ICP: пропишите основные критерии (отрасль, размер, гео, должность/должности).
2. Создайте фильтры в DealRocket и получите «черновую» базу ~50–100 контактов.
3. Просмотрите результат: проверьте вручную несколько карточек, всё ли там совпадает с вашим запросом.
4. Экспортируйте, откорректируйте при необходимости и сделайте небольшой аутрич-тест (отправьте первую волну писем или сообщений и оцените конверсию).

Итог
С помощью DealRocket сбор и валидация базы для аутрича перестаёт быть «болезненной» и «бесконечно долгой» задачей. Вы сразу получаете актуальные контакты нужных лиц (телефоны, email, иногда соцсети) с проверкой на актуальность. Это экономит время, усилия и повышает шансы на то, что ваши письма/звонки действительно дойдут до человека, который принимает решения.

Грамотно сегментируйте, применяйте персонализированные цепочки и анализируйте результаты — тогда ваша кампания даст максимально возможный эффект.

1. Зачем нужны цепочки писем (и каждое из них)
Цепочка писем (email sequence) — это серия из нескольких писем, отправляемых одному и тому же потенциальному клиенту (лиду) с определёнными интервалами.
Почему это важно:

• далеко не все получают или читают первое письмо;
• многие видят письмо, но откладывают ответ «на потом»;
• повторные касания многократно повышают шанс, что вас заметят и дадут обратную связь (положительную или отрицательную).

Цель цепочки — вывести человека на контакт: будь то ответ по email, звонок, заполнение формы или скачивание демо.

Ключевые элементы универсального оффера

1. Тема письма: лаконичная, конкретная, с упоминанием компании или боли.
2. Первое письмо: знакомство + выявление ЛПР + намёк на пользу.
3. Второе письмо: напоминание + выгоды + бонусы/соцдоказательства.
4. Третье письмо: углубление, процесс работы, кейсы и гарантии.
5. Четвёртое письмо: финальное, экспертное, лёгкий CTA, P.S.

Примеры писем раскроем чуть позже!

2. Оптимальная длина и интервал между письмами
1. Количество касаний
В Outreach одно письмо почти никогда не даёт результата. Аутрич любит несколько касаний — поэтому цепочка должна состоять минимум из 3 писем.

Мы в Polza Agency рекомендуем именно 4 письма. Это оптимум, проверенный на сотнях проектов:

• меньше трёх — недостаточно контактов, лид просто забудет или потеряет письмо в потоке задач;
• больше пяти — есть риск раздражать адресата и перегружать почтовый ящик, а также повышать нагрузку на домены.
• 3–4 письма дают баланс: вы не навязываетесь, но при этом увеличиваете шанс «поймать» человека в нужный момент.

Важно: каждое письмо должно добавлять новую ценность (кейсы, отзывы, примеры, разные формулировки оффера), а не повторять одно и то же.


2. Интервалы

• Популярная схема отправки: День 1 → День 3 → День 7 → День 14.

Почему именно так:

• первые follow-up (день 3 и 7) догоняют тех, кто прочитал письмо, но не ответил (забыл, был занят, ушёл в отпуск);
• последний (день 14) — это финальный шанс: он даёт время подумать, обсудить бюджет, вернуться к письму позже.

Таким образом, цепочка длится около двух недель — этого хватает, чтобы протестировать реакцию и при этом не растягивать процесс на месяцы.

3. Завершение цепочки

• Последнее письмо почти всегда имеет формат break-up email — вы даёте понять, что больше не будете беспокоить адресата. На практике именно на такие письма часто приходят ответы: «Да, давайте обсудим» или «Не актуально сейчас, напишите позже».

3. Структура писем и ключевые элементы
3.1. Тема письма (Subject line)

• Формула идеальной темы письма: Упоминание того, что действительно может быть интересно вашему клиенту + «[companyName]»

Одна из частых ошибок на старте коммуникации — это желание сразу рассказать о себе и своих возможностях. Такой подход, к сожалению, используют почти все. Вместо того чтобы пробиваться через информационный шум, эффективнее сместить фокус на проблемы и интересы потенциального клиента, выстроив диалог, а не монолог.

• Избегайте: кликабейтных обещаний, CAPSLOCK’а, слов «скидка», «акция» (особенно в первом письме) — почтовые фильтры могут воспринять это как спам.

Список рабочих тем для писем от Polza Agency

A. Вопросы по актуальной проблеме ЛПР (главный триггер — партнёрство/сотрудничество)

• «Вопрос по управлению отзывами для {{companyName}}»
• «Помощь в контроле информации о {{companyName}}»
• «Как улучшить восприятие бренда {{companyName}} онлайн?»
• «Ключевой вопрос по digital-маркетингу в {{companyName}}»
• «Актуально ли для {{companyName}} улучшение репутации в интернете?»

Подход: письмо не предлагает сразу услуги, а показывает помощь/экспертность и указывает, кому можно передать информацию.

В. Темы с упором на лид-магнит / полезность

• «Бесплатный аудит отзывов и упоминаний {{companyName}}»
• «Отчёт по эффективности digital-репутации {{companyName}}»
• «Примеры того, как компании в вашей сфере контролируют репутацию»
• «Рекомендации по работе с негативом для {{companyName}}»

Подход: сразу предлагается полезная информация ЛПР, показывается выгода и экспертность, без давления «купите у нас».

С. Темы с социальным доказательством / кейсом

• «Как мы помогли компании X улучшить репутацию на 40%»
• «Проверенный способ улучшить {{сфера/задача}}»
• «Что делают лидеры рынка, чтобы защитить бренд в интернете»

Подход: показывает, что вы понимаете рынок и у вас есть опыт, ЛПР получает доверие, не воспринимает письмо как прямое предложение.

Универсальные рекомендации по написанию

1. Главная цель первого письма: получить контакт ответственного сотрудника.
2. Не палить коммерческое предложение — сначала полезная информация, лид-магнит, экспертный совет.
3. Выбираем базу и ЦА внимательно — от этого сильно зависит отклик.
4. Дальше в цепочке можно добавлять кейсы, выгоды и прямое предложение, но уже после того, как контакт установлен.
5. Отклик выше, если:

• Предлагается конкретная польза ЛПР
• В письме есть подсказка, кому переслать
• Используются кейсы или социальное доказательство

3.2. Тело письма

1. Приветствие: «Привет, меня зовут…!» или «Добрый день, с кем могу обсудить…».
2. Короткий контекст: кто вы и почему решили написать (но в 1-м письме не увлекайтесь автобиографией).
3. Основная суть: кратко изложите идею/предложение. Пользуйтесь правилом «Проблема → Решение → Выгода», если это уместно.
4. Один СТА (Call To Action): например, «Не подскажете ли, кто в вашей компании отвечает за …?», «Можем ли мы созвониться?», «Посоветуйте, к кому обратиться?».
5. Подпись: не забывайте ставить имя и должность, а в подпись можно добавить ссылку на сайт или статью — но не перегружайте письмо ссылками.

3.3. Follow-up письма

• Напоминание: «Проверяю, не затерялось ли письмо…»
• Добавление ценности: «Вот пример кейса, как мы помогли похожей компании снизить стоимость лида на 30%…»
• Вопрос: «Какие у вас сейчас главные приоритеты в [сфере]?»
• Уточнение: «Быть может, я пишу не тому человеку? Подскажете ли контакт нужного отдела/руководителя?

Теория проверяется практикой
Каждый из этих ответов — шаг к сделке ⬇️
Мы получили именно то, ради чего строили цепочку: живой контакт и проявленный интерес.

4. Пример цепочки писем (4 письма)
Ниже — пример из нашей практики. К нам обратилась компания федеральное патентное бюро «Железно» — ТОП-1 в Роспатенте по количеству поданных заявок на товарные знаки. На примере кейса мы разберём цепочку писем, которую подготовили и отправили, а также поделимся результатами, которых удалось достичь за 2 месяца.

Письмо №1 — Знакомство / выявление боли
Темы:

1. Защита бренда {{companyName}}
2. Товарный знак {{companyName}}
3. Штрафы за отсутствие ТЗ {{companyName}}
4. Регистрация товарного знака

Вариант 1 — с болью/проблемой:
Добрый день! 

Меня зовут Елена, 

Вижу, Вы активно развиваетесь в своей отрасли. Хотела уточнить: у {{companyName}} уже зарегистрирован товарный знак, или этот вопрос пока открыт?
 
Без товарного знака конкуренты могут использовать ваш бренд, а в некоторых случаях – даже зарегистрировать его на себя и запретить вам его использовать. Такое уже случалось с сотнями компаний. 
 
Буду признательна, если подскажете, кто в вашей компании занимается вопросом защиты интеллектуальной собственности, и как с ним можно связаться. Заранее спасибо за информацию!
 
С уважением,
Елена Васильева
Федеральное патентное бюро «Железно»


Вариант 2 — небольшой лид-магнит:
Здравствуйте!
 
Обратила внимание на {{companyName}} и хотела уточнить, есть ли у вас зарегистрированный товарный знак? Если нет – мы можем бесплатно проверить его на возможность регистрации и дать рекомендации, как избежать отказа со стороны Роспатента.
 
Буду признательна, если вы подскажете, кто в вашей компании занимается этим вопросом, и предоставите его контакты.
 
Заранее спасибо за ответ!
 
С уважением,
Елена Васильева
Федеральное патентное бюро «Железно»

Вариант 3 — нейтральный с предложением бесплатной проверки:
Здравствуйте!
 
Меня зовут Елена, 
 
Заметила, что {{companyName}} активно развивается в последнее время. Подскажите, пожалуйста, с кем могу обсудить вопрос регистрации товарного знака в {{companyName}} – хотела бы предоставить Вам бесплатную проверку товарного знака на возможность регистрации в Роспатенте.
 
А если вы приняли решение регистрировать товарный знак сами, предлагаем предварительную проверку в нашем бюро. Проверка бесплатна и ни к чему вас не обязывает.
 
Буду благодарна, если подскажете контакт нужного специалиста.
 
С уважением,
Елена Васильева
Федеральное патентное бюро «Железно»

Комментарии к письму №1:

• Первое письмо — лёгкое вступление, выявляем боль или предлагаем бесплатную ценность.
• Персонализируем письмо (название компании, отрасль).
• Призыв к действию мягкий: «Подскажите контакт специалиста».
• Не перегружаем текст деталями, чтобы письмо оставалось коротким и читаемым.

Письмо №2 — Follow-up / оффер
Здравствуйте!
 
Меня зовут Елена, я эксперт по интеллектуальной собственности в федеральном патентном бюро «Железно». 
 
Недавно писала вам письмо, но не получила ответа, поэтому кратко расскажу о своем предложении, чтобы у вас осталась эта информация.
 
Сейчас многие компании сталкиваются с проблемами из-за отсутствия зарегистрированного товарного знака, теряют прибыль и репутацию. Мы помогаем бизнесу избежать финансовых рисков и быть уверенными в завтрашнем дне, оформляя товарный знак "под ключ" с гарантией регистрации — мы вернем деньги или подадим новую заявку бесплатно.
 
Почему товарный знак критически важен?

• Легальная монополия – никто не сможет работать под тем же именем
• Безопасность на маркетплейсах – карточки подражателей блокируются
• Право требовать компенсацию – до 5 млн рублей за незаконное использование вашего бренда
• Возможность масштабирования – франшиза, лицензия как пассивный доход

 
Самостоятельно зарегистрировать товарный знак сложно, а ошибки часто приводят к отказам. 97% наших заявок проходят регистрацию.
 
«Железно» — бюро ТОП-1 Роспатента по количеству поданных заявок на регистрацию товарного знака. За время нашей работы успешно было зарегистрировано 17 728 товарных знаков, из которых 8042 были зарегистрированы за 2024 год! Регистрировали товарные знаки для АК БАРС, Россельхозбанк, а также личные бренды таких медийных персон, как Митрошиной, Бони, Галыгина.
 
Чтобы вам было проще принять решение, мы можем бесплатно:
 
✅ Провести предварительную проверку бренда  – узнаете, можно ли зарегистрировать товарный знак.
✅ Подобрать классы МКТУ – если совершить ошибку на этом этапе, вы получите товарный знак, который не защищает ваш бизнес.
 
А если вы решите начать сотрудничать с нами, то стоимость услуги под ключ при оплате до 31 марта будет составлять 26 990 руб вместо 31 990 руб!
 
Давайте созвонимся буквально на 10 минут и обсудим, как мы можем помочь {{companyName}}.
 
С уважением, 
Елена Васильева
Эксперт по интеллектуальной собственности


Комментарии к письму №2:

• Второе письмо — follow-up, через 2–3 дня после первого.
• Напоминаем о себе ненавязчиво.
• Даем конкретную ценность и аргументы: кейсы, цифры, преимущества.
• Четкий призыв к действию: «Давайте созвонимся».
• Используем цифры и факты для доверия и авторитета.

Письмо №3 — Социальные доказательства / кейс
Здравствуйте! 
Это Елена из компании “Железно”. 
 
Напоминаю о предложении по регистрации товарного знака {{companyName}}. Оно по-прежнему актуально, а для более легкого принятия решения, расскажу еще немного о наших услугах 🙂
 
Как мы работаем?

• У нас нет скрытых платежей и комиссии - итоговая цена указана в договоре;
• Работа закончится только тогда, когда вы получите свидетельство о регистрации товарного знака;
• Возьмемся даже за самые сложные случаи – если знак нельзя зарегистрировать, то скажем об этом честно и предложим минимальные изменения, чтобы пройти регистрацию; 
• Бесплатно проведем предварительную проверку товарного знака по закрытым базам;
• Предложим максимально короткие сроки регистрации - 3-6 месяцев (официальный срок Роспатента - 18,5 месяцев). 

 
Реальный кейс: как мы защитили бизнес от потери бренда.
Наш клиент – владелец швейного бренда NFESColors – столкнулся с патентными троллями, которые чуть не разрушили его бизнес на маркетплейсе. Борьба за логотип длилась полтора года, но мы смогли аннулировать чужой знак и зарегистрировать товарный знак на клиента! Теперь он продолжает работать с нами и регистрирует новые товарные знаки.
 
Прикрепляю ссылки, по которой вы можете изучить еще больше кейсов и отзывы о работе с нами.
 
! Также могу предложить Вам дополнительную скидку 10% за регистрацию под ключ с 100% финансовой гарантией успеха.
 
А если вы приняли решение регистрировать товарный знак сами, предлагаем предварительную проверку в нашем бюро. За несколько часов вы получите отчет патентного поверенного: возможна ли регистрация вашего знака или нужна доработка. Это бесплатно и ни к чему вас не обязывает.
 
Если у вас есть вопросы по теме регистрации товарных знаков — давайте созвонимся в удобное время, готова провести для вас консультацию и рассказать, как можно защитить ваш бренд. 
 
С уважением, 
Елена Васильева
Эксперт по интеллектуальной собственности


Комментарии к письму №3:

• Третье письмо — социальные доказательства и кейсы.
• Подчеркиваем прозрачность работы и гарантию результата.
• Добавляем бонус/скидку для мотивации.
• Призыв к действию мягкий: «Давайте созвонимся» или «Записаться на консультацию».

Письмо №4 — Финальное / Break-up
Добрый день!
 
Это снова Елена из “Железно”. Мое предложение о сотрудничестве все еще в силе. Я понимаю, что у вас много рабочих задач, поэтому это мое последнее письмо, если вы не ответите 🙁
 
Давайте я вам покажу еще один из недавних кейсов, в котором товарный знак зарегистрировал на себя контрагент нашего клиента. Да, к сожалению, товарные знаки сегодня отбирают не только конкуренты, но даже заказчики и партнеры.
 
А еще мы проводим вебинары и записываем подкасты с экспертами и наставниками по маркетплейсам. Советую посмотреть – тут наш исполнительный директор дает крутые советы как обезопасить свой бизнес и свои уникальные товары на онлайн-площадках. Надеюсь это поможет вам при принятии решения!)
 
Зарегистрируйте свой бренд с компанией, которая входит в рейтинг ТОП-1 Роспатента по количеству поданных заявок: в 2024 году “Железно” подали на регистрацию 13 133 бренда. Давайте договоримся о коротком звонке – обсудим детали. 
 
P.S. Вы также можете оставить заявку и бесплатно предварительно проверить товарный знак {{companyName}} на возможность регистрации. Вы получите отчет патентного поверенного о том, возможно ли зарегистрировать ваш знак в таком виде или же потребуется доработка.
 
С уважением, 
Елена Васильева
Эксперт по интеллектуальной собственности


Комментарии к письму №4:

• Четвёртое письмо — break-up email; через 1–2 недели.
• Последний каскад: «Напоминаем о себе в последний раз».
• Легкий FOMO: «Если не ответите, больше не будем беспокоить».
• Дополнительная ценность: кейсы, вебинары, бесплатная проверка.
• Простой призыв к действию: «Давайте договоримся о звонке» или «Оставьте заявку».

5. Дополнительные фишки и советы
1. Микс тональности: пробуйте проводить A|B тесты, одна цепочка с письмами — формальными/деловыми, вторая «чуть больше с юмором».
2. Используйте ротацию фраз: чтобы письма между собой не были один в один, меняйте приветствия, вшивайте синонимы. Это улучшает «уникальность» с точки зрения почтовых фильтров.

В Polza Agency мы активно используем переменную random(в том числе в Instantly, но не только).

Принцип работы такой:

1. В письме ставится переменная random, после которой через вертикальный слэш (|) перечисляются варианты фраз.
2. Как это выглядит в письме:

• При рассылке каждому получателю подставляется случайный вариант.
• В результате одному придёт «Здравствуйте», другому — «Добрый день», третьему — «Приветствую».

Мы рекомендуем применять это особенно в первых письмах цепочки, чтобы повысить доставляемость и вероятность открытия письма.


3. Следите за метриками: если Open Rate падает на первом письме, поэкспериментируйте с темой. Если Reply Rate низок, меняйте текст, оффер или цепочку.


Итог: структура и действие

• Структура цепочки: 

(1) Первое письмо с вводным контентом; 
(2) Follow-up-напоминание; 
(3) Письмо с полезными материалами/кейсом; 
(4) «Break-up email».

• Интервалы: от 2–3 дней между письмами до 1–2 недель, в зависимости от уровня должности получателя, контекста и вашей активности.
• Единая цель: добиться ответа (положительного, нейтрального, даже отказ — всё лучше, чем молчание).

Задача каждой «ступени» — аккуратно возвращать человека к сути предложения, добавляя новую ценность или контекст.

Практическое задание

1. Напишите свой прототип цепочки (из 3–5 писем) для вашей ниши или продукта.
2. Проверьте орфографию и стилистику — письма должны быть максимально «живыми» и легко читаться.
3. Протестируйте хотя бы на 10–20 реальных лидах, чтобы увидеть, как реагирует аудитория. Снимите метрики (Open/Reply) и сделайте выводы.

В следующем уроке вы можете продолжить тему аналитики, разобрать конкретные ответы и научиться обрабатывать возражения.

Но уже сейчас вы обладаете базовым шаблоном того, как должна выглядеть «правильная» цепочка писем — креативьте, тестируйте и адаптируйте под вашу специфику. Удачи!

1. Почему важно грамотно обрабатывать ответы
Когда вы запускаете цепочку писем, главная цель — получить реакцию от получателя, будь то «да», «нет» или уточняющие вопросы. На практике:

• Ошибки в коммуникации могут свести на нет все усилия аутрича, даже если письмо было прочитано.
• Качественный подход к ответам помогает вам быстрее переходить к сделке, встрече или любым другим запланированным действиям (допустим, демо вашего продукта).

2. Основные типы ответов
2.1. Положительный / заинтересованный ответ

• «Да, интересно, давайте обсудим»
• «Хотел(а) бы узнать больше, пришлите подробности»
• «Нужен созвон / демо»

2.2. Нейтральный / неопределённый ответ

• «Пока не уверен(а), возможно позже»
• «Мне нужно согласовать это с руководителем / партнёрами»
• «Отправьте какие-то материалы, я посмотрю»

2.3. Отрицательный ответ

• «Спасибо, нам это неинтересно / неактуально»
• «Не пишите больше»
• «У нас уже есть решение / работаем с конкурентом»

2.4. Полное отсутствие ответа

• Получатель открывает письмо, но не отвечает (проверяется по показателю Open Rate).
• Получатель не открывал письма (ни одной регистрации открытия).

3. Работа с различными сценариями ответов
3.1. Положительный / заинтересованный ответ
1. Скорость реакции

• Отвечайте как можно быстрее (идеально — в течение 5–30 минут в рабочее время). Это создаёт эффект «живого диалога» и повышает конверсию.

2. Подтверждение и уточнения

• Благодарите за интерес, уточните детали: формат встречи (Zoom, телефон), удобные даты/время, какие вопросы их интересуют в первую очередь.

3. Последующие шаги

• Подготовьте нужные материалы: презентации, кейсы, ссылки, демо.
• Старайтесь конвертировать «интерес» в «конкретную встречу / сделку»: предложите 2–3 варианта слотов для звонка или встречи.

Пример ответа:
«Иван, спасибо за ваш интерес! Предлагаю короткий созвон (10–15 минут), чтобы обсудить детали. Как насчёт завтра в 11:00 или послезавтра в 15:00? Если это неудобно, назовите свой вариант. Будет здорово заранее узнать ваши основные вопросы, чтобы я мог подготовить всё необходимое».

3.2. Нейтральный / неопределённый ответ
1. Выяснение причин

• Человек может колебаться из-за нехватки информации, скепсиса, боязни лишних затрат или неуверенности в целесообразности.

2. Предложение дополнительной ценности

• Отправьте релевантные кейсы, статистику, реальные примеры. Постарайтесь «развеять сомнения».
• Если человек ссылается на босса/партнёров, предложите участие в совместном звонке.

3. Контролируйте время

• Предложите адекватный срок «на подумать», чтобы затем сделать follow-up. Важно не забывать об этом лиде (либо вносить напоминания в CRM, либо использовать инструменты автоматизации).

Пример ответа:
«Благодарю за быстрый ответ! Понимаю, что сейчас всё ещё неясно. Я подготовил(а) краткий кейс нашей работы с компанией N, очень похожей на вашу по профилю. Прикладываю ссылку/презентацию.
Если потребуется показать демо вашему руководству или коллегам, дайте знать — могу подключиться на совместный созвон».

3.3. Отрицательный ответ
1. Уважение выбора

• Не нужно «переубеждать» во что бы то ни стало. Если человек чётко говорит «нет» — поблагодарите и вежливо завершите коммуникацию.

2. Попытка выяснить причину (аккуратно)

• «Могу я уточнить, почему нет? Не подошла цена, время, приоритеты?» Иногда получатель раскрывает, что мешает сотрудничеству, и это поможет в будущем.

3. Закладывайте мостик «на потом»

• Если человек не против, можно спросить: «Можно ли я свяжусь с вами через полгода, если появятся обновления в нашем продукте?»
• И хотя сейчас ответ отрицательный, вы создаёте точку возврата в будущем.

Пример ответа:
«Спасибо за ваш ответ! Понимаю, что сейчас вам это неактуально. Если когда-нибудь планы изменятся, буду рад(а) помочь. Всего хорошего и успехов в работе!».

3.4. Нет ответа совсем
1. Проверить, что письма доставляются

• Посмотрите в CRM или в почтовом сервисе, открывал ли человек ваши письма (Open Rate).
• Если письма не открывались — попробуйте поменять тему или отправить письмо с другого адреса.

2. Follow-up’ы

• Используйте 3–4 follow-up письма с разной подачей. Иногда человек видит, но игнорирует первую- вторую попытку, отвечает только на третью.

3. Альтернативные каналы

• Если есть телефон — можно позвонить (не слишком настойчиво, но по делу).
• LinkedIn / соцсети: отправить дружеский коннект, разузнать, активен ли человек там.

4. Система учёта и дальнейшие действия
4.1. Фиксация ответов в CRM

• Зачем? Чтобы не держать всю информацию в голове и не рисковать пропустить потенциальную сделку.
• Как? Записывайте статус лида («Ответил: заинтересован», «Попросил дополнительную информацию», «Отказ», «Без ответа»).
• Пример CRM: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM — выбирайте под ваш бюджет и функционал.

4.2. Квалификация лидов

• Если ответ положительный, квалифицируйте лида — определите, насколько он соответствует вашим критериям (бюджет, сроки, потребность, роль в компании).
• Если человек не является ЛПР, попросите связать с тем, кто принимает решения.

4.3. Последующий nurture-маркетинг

• Если клиент сказал «не сейчас», добавьте его в nurture-список, где раз в пару месяцев отправляйте полезный контент: обновления продукта, кейсы, статьи, индивидуальные отчёты или результаты аудита. Это помогает поддерживать контакт без навязчивости и постепенно прогревать лид.
• Мы в Polza Agency используем автоматизацию, которая позволяет сегментировать такие контакты и отправлять им персонализированные письма без перегрузки спамом.
• Наш опыт показывает, что правильная обработка лидов не менее важна, чем их генерация. Даже если контакт не ответил сразу, повторные касания — пинги, прозвоны, напоминания по почте — помогают выявить реальные потребности клиента и переводят его в более «горячую» стадию.
• Чтобы понять, как мы работаем с лидогенерацией и обработкой B2B-контактов, рекомендуем посмотреть наше видео: Как обрабатывать B2B-лиды эффективно
• В нём мы подробно разбираем реальные кейсы: как прозваниваем лиды, фиксируем обратную связь, корректируем КП и воронку, чтобы каждый контакт прогревался максимально эффективно.

5. Интеграция с другими каналами
1. Звонки

• Уместны в B2B-продажах, особенно если речь об «отложенном ответе» или для уточнения деталей.

2. Соцсети (LinkedIn, Facebook, ВКонтакте)

• Иногда можно найти общий контакт, быстрее прояснить вопросы или договориться о созвоне в личных сообщениях.

3. Ретаргетинг

• При наличии email-адреса можно настраивать рекламу в Facebook/Instagram/LinkedIn Ads, «догоняя» человека баннерами (при условии, что вы соблюдаете политику использования данных).

6. Практические советы и лайфхаки

• Стандартизируйте ответы: подготовьте шаблоны для положительных, нейтральных и отрицательных ответов. Экономите время и сохраняете консистентность стиля.

Но всё же, старайтесь адаптировать цепочку под конкретного клиента, ведь неправильное письмо - может стоить вам крупной сделки

• Не бойтесь звонить: многие письма остаются неотвеченными по банальной причине «не было времени, забыл(а)». Пара коротких фраз по телефону может сэкономить недели переписки.
• Продуманное расписание: если человек попросил перезвонить через неделю, установите в CRM напоминание на конкретную дату, чтобы не упустить момент.

7. Примерный сценарий обработки входящего ответа
1. Получили ответ → Сразу фиксация в CRM

• Отметить статус («Заявка», «Ответ по email», «Отказ»).

2. Посмотреть, что именно сказал человек

• Положительный? — «схватить» лида и назначить созвон.
• Нейтральный? — уточнить детали, выслать материалы, договориться о повторном контакте.
• Отрицательный? — поблагодарить и закрыть контакт, при возможности договориться о «follow-up в будущем».

3. Обновить воронку

• Перевести лид в статус «Переговоры», «Презентация», «Отказ» или другой в зависимости от этапа.

Практическое задание

1. Составьте набор «скриптов ответов» на основные сценарии (положительный, отрицательный, нейтральный, без ответа). Пусть у вас под рукой будут эти шаблоны, чтобы каждый раз не сочинять с нуля.
2. Продумайте логику в вашей CRM: какие статусы или поля нужно завести для удобного трекинга.
3. Определите подходы к «безответным» лидам: какой у вас будет план B (звонок? LinkedIn? ретаргетинг?).

Итоги

• Обработка ответов — ключевой момент, который определяет, преобразуется ли «интерес» в реальную сделку.
• Скорость и точность реакции повышают шансы на успех и создают у лида впечатление, что вы серьёзно относитесь к его запросу.
• Системный подход (CRM, скрипты, напоминания) упрощает масштабирование: вы не пропустите ни один потенциальный контракт, сохранив при этом дружелюбный тон и деловую компетентность.

Освоив эти навыки, вы сможете сделать ваш Email-аутрич полноценным элементом продаж и маркетинга, а не просто «рассылкой ради рассылки».
Удачи и высоких конверсий!

1. Зачем нужна аналитика в Email-аутриче
Прежде чем пытаться «рвать» рынок огромными объёмами писем, убедитесь, что ваши показатели уже находятся на приемлемом уровне и вы понимаете, какие факторы влияют на успех (или неуспех) кампании. Без аналитики есть риск:

• Сливать базу контактов, отправляя малоэффективные письма.
• Попадать в спам из-за резкого увеличения отправки.
• Не выявлять реальные «узкие места» (слабые темы, нерелевантный оффер) и продолжать действовать вслепую.

2. Ключевые метрики
2.1. Open Rate (OR)
Что показывает? Процент получателей, которые открыли письмо.

• Норма: 30–40% и выше считается хорошим уровнем в B2B. Если у вас ниже 20%, вероятно проблемы с темой, доставляемостью или релевантностью базы.

2.2. Reply Rate (RR)
Что показывает? Процент адресатов, которые ответили (включая «нет», «неинтересно», «удачи!»).

• Норма: 5–10% в холодном B2B-аутриче. Ниже 3% — повод пересмотреть оффер, сегментацию ЦА, тексты писем.

2.3. Bounce Rate (BR)
Что показывает? Долю писем, которые не доставились из-за несуществующего адреса или блокировок.

• Норма: <5%, а лучше <2%. Если BR постоянно растёт, нужно тщательнее валидировать базу.

2.4. Click-Through Rate (CTR) (опционально)
Что показывает? Процент кликнувших на ссылку в письме (если вы включаете ссылки).

• В холодных письмах часто ссылки в первом сообщении не рекомендуют использовать (риск спама), но если используете — CTR поможет оценить, насколько CTA «кликабелен».

2.5. Conversion Rate (CR)
Что показывает? Процент, который не просто ответил, а совершил целевое действие (например, заполнил форму, зарегистрировался на демо, оформил сделку).

• Высокий Conversion Rate — признак, что кампания действительно окупается.

3. Инструменты для аналитики
1. CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM и т.д.):

• Помогают отслеживать статус каждого лида, динамику по воронке и ROI от кампаний.

2. Сервисы рассылки и трекинга (Mailshake,Istantly, Reply.io, Woodpecker, Snov.io и др.):

• Сразу показывают OR, RR, количество bounce-писем.
• Позволяют проводить A/B-тесты: тестировать разные темы, тексты, CTA.

3. Google Analytics / Яндекс.Метрика:

• Если письма ведут на сайт/лендинг, можно смотреть поведение пользователя, глубину просмотра, конверсии. 
• Вшитые в ссылки utm-метки помогут вам отследить, какое письмо в цепочке зацепило вашего будущего клиента. Это знание — ключ к масштабированию успешных сценариев.

4. A/B-тестирование: как улучшать результаты
4.1. Что можно тестировать

• Тема письма: короткая vs. длинная, упоминание имени/компании vs. общая формулировка.
• Призыв к действию (CTA): «Свяжитесь со мной» vs. «Можем ли мы созвониться в среду?»
• Тон и стиль: более формальный vs. более неформальный.
• Сегментация базы: разные вертикали/ниши, разные должности (CEO vs. менеджеры).

4.2. Как правильно тестировать

• Принцип одной переменной: в одной итерации меняйте только один элемент (например, тему). Тогда вы поймёте, что именно дало разницу в показателях.
• Размер выборки: для холодных рассылок даже 100–300 писем на вариант может быть достаточно, чтобы увидеть тренд. Старайтесь не делать выводы на 5–10 письмах.
• Срок теста: дайте аудитории время открыть и ответить, обычно 5–10 дней на каждый вариант цепочки.

5. Масштабирование: когда и как
5.1. Критерии готовности к масштабированию

1. Стабильные метрики: Open Rate выше 30%, Reply Rate не ниже 5%.
2. Низкий Bounce: <3–5%, база уже «чистая» и релевантная.
3. Отлаженный процесс: есть CRM, скрипты ответов, компетентный человек (или команда) для быстрого ответа на входящие.

5.2. Способы увеличить объём отправки
1. Добавить новые домены и почтовые ящики

• Выделите 2–5 доменов, по 1–2 учётной записи на домен (в зависимости от планов).
• Прогревайте каждый новый ящик, прежде чем увеличивать объём.

2. Увеличить темп внутри каждого аккаунта

• Если сейчас вы отправляете 20 писем в день, поднимайте поэтапно до 40, 60, 80. Следите, не растут ли жалобы на спам.

3. Расширить целевую аудиторию

• Освойте новые вертикали (сегменты рынка), новые страны, если это релевантно.
• Но сохраняйте персонализацию и релевантность. Слать «всем подряд» — путь в спам.

5.3. Автоматизация и делегирование

• Инструменты аутрич-автоматизации (Reply.io, Woodpecker, Snov.io, Lemlist, QuickMail и т.д.) позволяют управлять несколькими ящиками, цепочками и базами одновременно.
• Назначение ответственных: если писем много, отдельный менеджер (или несколько) должен(ны) заниматься оперативными ответами, чтобы не терять «горячие» лиды.

6. Управление репутацией и риски
1. Повышайте доверие: добавьте ссылку на ваше видео с любой платформы, картинки со статистикой, отражающей эффект до/после и social proof (это могут быть кейсы с похожей практикой, отзывы клиентов - всё то, что доказывает вашу экспертность). Холодный аутрич — это про преодоление недоверия.

Эффект от таких вставок: резкое повышение уникальности письма 

2. Отслеживайте spam-комплейны: если получатель помечает письмо как «спам», это резко бьёт по репутации домена.
3. Не перегружайте одну учётную запись: у Gmail, Outlook и других есть невидимые пороги, при которых массовая рассылка может спровоцировать блокировку.
4. Сохраняйте «здоровый» баланс: если у вас 10 почтовых ящиков, они не должны все в один день резко начать слать по 200 писем. Делайте это постепенно.

7. Постоянное улучшение процесса

1. Регулярные отчёты: составляйте еженедельные (или месячные) сводки по Open Rate, Reply Rate, Bounce Rate. Ищите отклонения от нормы.
2. Командные митинги: если в аутриче участвует несколько человек, раз в неделю/две обсуждайте, какие гипотезы сработали, какие темы писем и офферы дали лучший результат.
3. Реагирование на тренды: рынок меняется — офферы, которые работали полгода назад, могут уже не давать прежнего отклика. Продолжайте экспериментировать.

8. Пример пошагового плана масштабирования

1. Стабилизируйте метрики на небольшой группе (около 200–300 писем в неделю): достичь OR 35%, RR 6–8%.
2. Тестируйте различные темы, форматы письма (2–3 A/B-теста) → доведите OR до 40–45%, RR до 8–10%.
3. Докупите домены / учётные записи: прогрейте новые ящики в течение 2–4 недель.
4. Постепенно увеличьте объём отправки: +10–15 писем в день на каждую учётную запись раз в 3–4 дня.
5. Контролируйте BR, жалобы на спам, Open Rate: если что-то «проседает», сделайте паузу, разберитесь, возможно, временно снизьте объёмы.
6. Фиксируйте прогресс в CRM: каждый входящий лид обрабатывайте системно, отслеживайте воронку.

Практическое задание

1. Определите набор метрик, которые вы будете отслеживать (OR, RR, BR, CR и т.д.) и задайте им «целовые» значения.
2. Проведите A/B-тест с двумя вариантами тем письма (или CTA) на небольшой выборке (100–200 писем на каждый вариант). Сравните результат, сделайте выводы.
3. Составьте план масштабирования: сколько доменов, почтовых ящиков, какой темп отправки, какие дополнительные сегменты ЦА планируете охватить.

Итоги

• Аналитика — это не просто «собирать цифры», а основа принятия взвешенных решений по корректировке оффера, тем писем, структуры цепочек и целевой аудитории.
• Масштабирование имеет смысл, когда вы уже отточили базовый процесс и вышли на стабильные показатели Open/Reply.
• Инструменты A/B-теста и CRM-учёта** позволяют сохранять эффективность даже при больших объёмах рассылок, не жертвуя репутацией домена.

Освоив эти принципы, вы можете развивать Email-аутрич как надёжный и контролируемый канал лидогенерации, поднимая продажи и укрепляя отношения с будущими клиентами.

1. Ключевые выводы из курса
1. Технический фундамент — решает.
Без грамотно настроенных доменов, почтовых ящиков (с проставленными SPF/DKIM/DMARC) и разумного «прогрева» любая рассылка рискует оказаться в спаме.

2. Контент важнее количества.
Не гонитесь за тысячами писем в день без чёткого оффера и персонализации. Качественно собранная база + понятное УТП (уникальное торговое предложение) зачастую даёт гораздо большую конверсию.

3. Цепочки писем работают лучше одиночных.
Многократные «касания» повышают шанс получить ответ. Продуманные follow-up дают время получателю ознакомиться с предложением и легче решиться на ответ.

4. Обработка ответов — решающий этап.
Быстрая и профессиональная реакция на входящие письма напрямую влияет на успешность сделки. Мало «выцарапать» ответ, нужно ещё грамотно и вовремя отработать возражения и интерес.

5. Аналитика — основа развития.
Только отслеживая Open Rate, Reply Rate, Bounce Rate и прочие метрики, вы поймёте, какие гипотезы «заходят» в вашей нише, а какие требуют доработки.

6. Масштабироваться нужно постепенно.
Когда базовые показатели стабильно высоки, только тогда имеет смысл добавлять домены, увеличивать темп отправки и осваивать новые сегменты.

2. Как продолжить улучшать свои навыки
1. Постоянный эксперимент.
Регулярно тестируйте новые темы писем, тексты, цепочки и каналы. Рынок меняется, и то, что сегодня даёт 10% Reply Rate, завтра может «просесть» до 5%.

2. Общайтесь с коллегами и экспертами.
Участвуйте в профильных комьюнити, форумах, конференциях. Подсматривайте фишки и новые подходы, которыми делятся специалисты.
А если хотите практический разбор вашего бизнеса и рекомендации по аутричу, мы проводим консультации, на которых рассказываем, как бы построили кампанию: сроки, базы, офферы и стратегии работы с лидами.
Записаться на консультацию можно здесь

3. Следите за инструментами.
Сервисы для аутрича постоянно развиваются: появляются новые фичи для персонализации, автореспондеров, прогрева. Изучайте обзоры и внедряйте те технологии, которые подойдут именно вам.
4. Тренируйте креатив.
В холодных письмах очень помогает способность «зацепить» получателя необычной темой или нестандартным заходом. Вдохновение можно черпать в блогах про копирайтинг, книгах и чужих успешных кейсах.


3. Советы начинающим

• Не бойтесь, что вас «засмеют». Многие компании вырастают именно благодаря грамотной холодной рассылке; нет ничего «неприличного» в том, чтобы осторожно предложить свои услуги тем, кому это может быть ценно.
• Учитесь на отказах. Если получатель говорит «нет», это не всегда плохо. Иногда вы поймёте, что оффер требует корректировки, или что у вас «не та» аудитория.
• Фокусируйтесь на пользе для получателя. Когда вы пишете, думайте, чем это будет выгодно потенциальному клиенту, какую задачу решит, какую боль снимет — такой подход редко игнорируют.

Итоговые напутствия
1. Будьте искренни и прозрачны.
В почтовом ящике люди хотят видеть адекватных собеседников, а не «продажных ботов». Чем ближе вы к честной коммуникации, тем больше доверия вызывает ваш бренд.
2. Выстраивайте системный процесс.
Email-аутрич — это не разовое действие, а постоянная работа. Нужно соблюдать расписание отправки, следить за качеством базы, отвечать на письма, обновлять CRM и проводить регулярную аналитику.
3. Ориентируйтесь на долгосрочный результат.
Сконцентрируйтесь не только на моментальном закрытии сделки, но и на том, чтобы сформировать хорошее впечатление о себе. Даже если сейчас клиент отказал, в будущем ситуация может поменяться, и он вернётся к вам.
4. Верьте в себя и свою продукцию (или услуги).
Если вы уверены, что действительно несёте ценность, это чувствуется в ваших текстах и коммуникациях, а значит, повышается конверсия.

Последнее слово
Пусть этот курс станет для вас отправной точкой в освоении Email-аутрича. Экспериментируйте, отслеживайте метрики, общайтесь с аудиторией и не останавливайтесь на достигнутом. При системном подходе и осознанном тестировании ваши холодные письма смогут не только давать хороший поток лидов, но и укреплять репутацию вашего бренда на рынке.
Желаем вам высоких открытий, хороших ответов и множества довольных клиентов!